Автоматизация бизнес-процессов: где она реально экономит

У меня есть два процесса, которые я автоматизировал сам, для себя. Один работает неделями без моего участия, и я только наблюдаю за приростом посещаемости. Второй через год после запуска просто встал, и я полдня разбирался в коде, который сам же и писал.

Разница между ними — не в качестве работы. Она в природе процесса. И автоматизация бизнес процессов окупается ровно там, где эта природа подходит, а в остальных местах создаёт красивую видимость. Расскажу на этих двух примерах, потому что они честнее любой теории.

Пример, который работает: контент-завод

Был у меня старичок-парсер для региональных пабликов. Классический полуавтомат: напарсит новостей с пары сайтов, покажет мне кнопку — перепиши, потом ещё одну — опубликуй. Скука смертная, и главное — моё участие требовалось на каждом шаге.

Я вдохнул в него жизнь, и теперь это всеядный монстр. Ест вообще всё: сайты, каналы в мессенджерах, ВК, любые ленты. Дальше сам проходит жёсткий отбор: отсеивает объявления, рекламный мусор, посты «купи-продай» и прочую шелуху. Умный антиплагиат — если одна и та же новость висит в разных источниках, даже написанная разными словами, он её не пропустит, пока не пройдут сутки. Следит за срочностью: сам определяет, насколько важная информация прилетела. Борется с «мылом» — если в спаршенной картинке обнаружены водяные знаки, генерится новая, подходящая по смыслу.

Итог: новости летят в ВК и Телеграм сами, без моего участия. Я не контролировал его неделю, и он жил своей жизнью. По сути это полноценный цифровой заместитель главного редактора.

Иногда шалун пропускает повестку из соседнего региона — лечится настройками стоп-слов и ключей. Но в целом я доволен как слон.

Почему именно здесь получилось

Разберём этот процесс по признакам, потому что они универсальные.

Он происходит постоянно. Не раз в месяц, а весь день. Новости появляются непрерывно, а значит, каждый час экономии умножается.

Решение принимается по правилу. «Это реклама — выбросить», «это дубль — подождать сутки», «это срочное — вперёд». Все правила формулируются словами, без «ну тут надо чувствовать».

Цена ошибки низкая. Если один пост уйдёт не в тот паблик — ничего страшного. Это принципиально важно: процессы с низкой ценой ошибки автоматизируются первыми.

Результат легко проверить. Посещаемость и подписки растут или не растут. Не надо спорить, стало лучше или нет.

Вот четыре признака процесса, который стоит автоматизировать. Если у вашего сходятся хотя бы три — берите его первым.

Пример, который сломался: парсер в Битрикс

Второй случай. Обратился старый клиент с задачей «на вчера»: парсер, который я собирал год назад, внезапно перестал работать. А он гонял данные сразу с трёх сайтов и раскладывал их в Битрикс по кастомному алгоритму.

Честно, разбираться в том, что сам писал год назад, было то ещё удовольствие. Пришлось не только найти и починить проблему, но и переписать всё на модули, почистить код, добавить защиты для стабильности и расширить обработку ошибок. Теперь если где-то поломается вёрстка или ресурс решит, что парсить его больше нельзя, прилетает аккуратное уведомление в стиле «шеф, всё пропало, нужно адаптировать».

В итоге и проблему закрыли, и продукт стал лучше. Но год он проработал, а потом встал — и всё это время никто не знал, что он вообще может встать.

Главный вывод: у автоматизации есть цена владения

Вот чего не пишут в статьях про автоматизацию бизнес процессов. Разработка — это платёж один раз. Владение — это платёж каждый месяц.

Из чего оно состоит:

• сервер и доступы к внешним сервисам;
• правки, когда чужой сайт или API меняются, — а они меняются;
• мониторинг, чтобы вы узнавали о поломке от системы, а не от клиента;
• человек, который понимает, как это устроено.

Если этих строк нет в бюджете, вы не автоматизировали процесс — вы отложили его поломку на год. И поломка придёт в самый неудобный момент, потому что она всегда приходит тогда.

Минимум, который я теперь закладываю в любой проект: уведомление в мессенджер при сбое. Тот самый «шеф, всё пропало». Без него автоматизация ломается тихо.

Где автоматизация не экономит

Три типа процессов, за которые я стараюсь не браться, и честно говорю об этом заказчику.

Редкие процессы. Раз в месяц, раз в квартал. Разработка стоит дороже, чем ручная работа за три года. Здесь достаточно чек-листа в заметках.

Процессы без правила. Если на вопрос «как принимается решение» человек отвечает «ну тут по ситуации смотрим» — автоматизировать нечего. Сначала опишите правило, потом приходите. Половина моих консультаций заканчивается именно этим: мы формулируем правило, и заказчик понимает, что у него его не было.

Процессы, которые меняются каждый месяц. Автоматизация — это фиксация. Если процесс ещё не устоялся, вы зафиксируете черновик и будете переделывать систему каждые три недели, платя за каждую переделку.

Как посчитать экономию до начала работ

На салфетке, за десять минут.

Частота в месяц умножить на время одной операции умножить на стоимость часа сотрудника. Плюс цена ошибок: потерянные заявки, просроченные заказы, слитые бюджеты. Это ваша текущая стоимость процесса.

Против неё — разработка один раз плюс обслуживание каждый месяц. Делите разработку на разницу — получаете срок окупаемости.

Нормальный первый проект окупается за два-четыре месяца. Если больше года — процесс либо слишком редкий, либо вы взяли слишком большой кусок для начала. Режьте и считайте заново.

Что делать на этой неделе

Возьмите лист и выпишите всё, что ваши люди делают руками каждый день. Потом отметьте то, где решение принимается по правилу и где ошибка стоит денег. У вас останется два-три процесса.

Начните с одного. Не с «автоматизируем всю компанию», а с одного процесса, посчитанной экономии и уведомления при сбое. Когда он окупится — расширяйтесь на заработанном.

Когда базовая архитектура собрана — очереди, планировщик, мониторинг, — на ней можно делать почти любую автоматизацию: документы, отчёты, проверки, расчёты, рассылки. Хоть автоматизировать сеть интернет-провайдера. Дальше всё ограничивается только фантазией и бюджетом.

Хотите, чтобы расчёт по вашему процессу сделал я? Напишите мне — посчитаем окупаемость до начала работ, и я скажу прямо, если автоматизировать пока не стоит.